Administrar o dia-a-dia, cumprir prazos, delegar tarefas e atender de maneira adequada as empresas associadas são algumas das tarefas que fazem parte da rotina de uma associação comercial… Saiba como organizar uma associação comercial desorganizada e entenda, através das dicas que iremos fornecer aqui nesta matéria, que os benefícios de contar com um ambiente harmônico vão além do conceito de ordem.
Antes de mais nada, é importante entender que uma associação comercial é uma entidade que valoriza o coletivo. Sendo assim, produtos e serviços são disponibilizados para uma comunidade de empresários e empreendedores de maneira muito mais acessível, além de proporcionar diversos benefícios compartilhados para esta comunidade.
Por que organizar uma associação comercial desorganizada?
Existem algumas motivos que mostram a importância de manter uma associação comercial organizada:
- Os colaboradores da associação comercial (entidade de classe) possuem maior rendimento com tarefas bem distribuídas;
- O gestor da associação comercial consegue visualizar melhor as oportunidades e soluções de cada projeto executado;
- A comunicação entre colaboradores, diretores, gestores e associados torna-se mais eficiente e objetiva;
- O atendimento aos associados flui com mais agilidade;
- A imagem da associação comercial é enaltecida.
A partir desses benefícios de otimização da gestão empresarial, é possível ter uma boa noção da importância de organizar o ambiente de trabalho. Continue nesta leitura e saiba como fazer isso.
O gestor da associação comercial precisa compreender antes de executar
Seja qual for o porte da associação comercial, é fundamental que os gestores da entidade entendam cada etapa dos processos de trabalho antes de colocá-los em prática.
Nesse momento, você pode estar se perguntando “O que isso significa?”. Bem, a resposta é bem simples! Você deve compreender todas as etapas que devem ser executadas para atingir os resultados desejados, e saber como proceder, caso algum imprevisto apareça no meio do caminho.
Você viu como uma dica simples de adotar, na rotina de sua associação comercial, pode ser essencial para tornar o dia-a-dia mais organizado?
O mapeamento auxilia na compreensão e execução dos processos da associação comercial
Mapear os processos executados no dia-a-dia de uma entidade de classe é fundamental para que os gestores e demais envolvidos possam compreendê-los de maneira mais efetiva.
O mapeamento de processos é um grande diferencial no momento de organizar uma associação desorganizada. Trata-se de um método que irá posicionar a entidade diante de toda a estrutura do negócio.
Veja alguns benefícios desse mapeamento:
- Os colaboradores da associação comercial passam a enxergar cada processo como um todo, e não como elementos individuais;
- O conhecimento e compreensão de todos os processos irá expandir a mente de toda a equipe, abrindo portas para novas oportunidades e crescimento da entidade;
- Os processos se amadurecem a partir do momento que todos possuem uma visão geral dele;
- Problemas e obstáculos são identificados com mais agilidade, soluções são discutidas e a rotina da entidade fica mais ainda à prova de imprevistos;
- O mapeamento dos processos possibilita também a redução de custos, otimização de tempo e a delegação de tarefas;
Para a realização do mapeamento, é importante que a entidade utilize um check-list que estabeleça, detalhadamente, todas as etapas do seu trabalho.
A associação comercial precisa desenvolver uma comunicação colaborativa
Um dos grandes desafios de uma associação comercial que está em busca de um ambiente organizado é saber como corrigir a comunicação ineficiente, tanto interna, como externamente.
Para isso, é preciso incentivar a comunicação colaborativa. Basicamente isso pode ser realizado de duas formas:
- Reunir os gestores frequentemente, de modo que cada um possa relatar as suas dificuldades, desafios e desenvolvimento de cada projeto;
- Reduzir a distância entre os setores, e fazer com que cada colaborador entenda as etapas anteriores e posteriores à dele;
A comunicação eficiente irá proporcionar diversos benefícios para uma associação comercial, tais como: harmonia no trabalho, cumprimento de tarefas dentro do prazo estabelecido, e otimização dos processos de trabalho.
A associação comercial pode descentralizar, sem perder o controle
Autonomia é um fator essencial para a motivação de colaboradores, além de permitir que os diferentes setores da entidade disponham de recursos próprios para o cumprimento de seus objetivos.
No entanto, é importante que o gestor acompanhe o andamento de cada setor. Isso pode ser feito através de reuniões e relatórios.
Delegar tarefas e conceder autonomia para os colaboradores são fatores que possibilitam o gestor estar por dentro de tudo o que acontece dentro da entidade.
Como as associações comerciais podem organizar os seus processos de trabalho?
A grande dica de como uma associação comercial pode organizar os seus processos é: faça isso um dia de cada vez.
Tentar realizar todas as mudanças ao mesmo tempo pode gerar um resultado inverso ao desejado. Com isso, ressaltamos a importância de fazer um planejamento, considerando etapa por etapa, uma vez que, irá facilitar o entendimento dos trabalhos realizados e os rumos que a entidade irá tomar quando todas as transformações tiverem sido realizadas.
Capacite os colaboradores de sua associação comercial
Antes de você contratar um novo colaborador para a sua entidade, capacite os que você já tem. Desta forma, eles estarão trabalhando de maneira mais otimizada e isso pode descartar a necessidade de contratar outros colaboradores.
Muitos empreendedores, principalmente os mais novos, podem se questionar o porquê de se associar a uma entidade classe. Sendo assim, estas pessoas podem já atuar no mercado e achar inútil se reunir com outros empreendedores para tentar expandir o seu negócio. Muitos podem não conhecer os objetivos de uma entidade de classe e o que ela pode fazer pela sua empresa . Clique aqui para conhecer algumas das vantagens de fazer parte de uma associação comercial.
Enfim, uma entidade de classe organizada e que oferece uma gama de produtos e serviços para seus associados, poderá ser o fator diferencial para o empresário que está em busca de expansão.
